пятница, 7 октября 2011 г.

Вакансия: Администратор офиса

Основные профессиональные задачи:


1. Постановка организационного о документационного обеспечения управленческой деятельности с «нуля»
2. Постановка системы взаимодействия с корпоративными органами управления (СД, Комитетам и т.д.)
3. Бизнес-поддержка
4. Создание архива организации

Должностные обязанности:


Постановка и организация системы делопроизводства:

• Организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. Разработка организационно-распорядительной документации (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и т.д.
• Разработка типовых бланков и шаблонов документов
• Систематизация и хранения документации. Формирование архива
• Создание и ведение электронных баз данных, справочников, электронного журнала документооборота
• Контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений Президента

Корпоративная документация

• Участие в подготовке и проведении заседаний Совета директоров, деятельности комитетов СД.
• Протоколирование деятельности органов корпоративного управления
• Сознание системы учета и хранения документации, поддержание архива в актуальном состоянии
• Деловая переписка с внешними и внутренними контрагентами

Организация эффективной работы офиса:

• Обеспечение рабочих мест руководителей всем необходимым. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса. Управление младшим техническим персоналом, в том числе подбор младшего технического при необходимости.
• Осуществление контроля за исправным состоянием оборудования, сбор информации по ремонту и материально-техническому обеспечению офиса. Взаимодействие с эксплуатационными службами, ремонтными и коммунальными организациями.
• Оформление необходимых документов для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. Обеспечение ими структурных подразделений, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности
• Бюджетирование хозяйственных расходов (составление бюджета на месяц), управление запасами (ведение статистики расходов по различным статьям), ведение отчетности по хозяйственной деятельности.
• Создание и поддержание в актуальном состоянии плана рассадки сотрудников.
• Подготовка и оснащение рабочих мест для вновь приходящих сотрудников. Рассылка уведомления о появлении нового сотрудника. Курирование адаптации новых сотрудников в компании.
• Организация снабжения офиса.
• Работа с первичной учетной документацией
• Инвентаризация хозяйства офиса

Бизнес-поддержка:

• Организация ведения рабочих графиков руководителей, планирование встреч
• Организация и оформление командировок руководителей. Организация заказа авиа- и железнодорожных билетов, заказ виз, диспетчеризации автотранспорта
• Подготовка заседаний, совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов.
• Организация внутренних и внешних мероприятий, встреч, совещаний
• Организация приема посетителей

• Сканирование, копирование, печатание документов, разработка иных служебных материалов по просьбе руководителей
• Выполнение выездных поручений

Внутренние и внешние коммуникации:

• Поддержание связей с компаниями, входящими в структуру холдинга и внешними контрагентами
• Создание и ведение графика корпоративных событий
• Участие в поддержание работы корпоративного портала. Формирование новостной рассылки, освещение внутренних событий. Контроль за информацией, представленной на сайте и в иных информационных системах

Требования:


• Образование в области документационного обеспечения управленческой деятельности
• Опыт организации работы с документами в компании с «нуля». Знание требований, предъявляемые к документообороту, правил регистрации, учета, систематизации и хранения документов, принципов формирования дел
• Уверенные знания договорных отношений, видов договоров, требования к содержанию, порядок заключения, изменения и расторжения договоров, ответственность за нарушения обязательств и пр.
• Умение работать с унифицированными формами первичных учетных документов. Знание порядка получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Хорошее знание материального учета (работа в программе 1С8)
• Знание корпоративного документооборота является преимуществом
• Свободное владение ПК и работа с оргтехникой (мини АТС, копировальный аппарат, факс, сканер и пр.) Уверенный пользователь ПК- MSOffice, уверенная работа в outlook. Опыт проведения дистанционных совещаний.
• Развитые организаторские способности, коммуникабельность, позитивное мышление, умение ладить с людьми.
• Грамотная письменная и устная речь. Аккуратная внешность.
• Высшее образование

Условия:

• Режим работы: понедельник-пятница с 10.00 до 19.00
• Испытательный срок: 3 месяца
• Место работы: м. Электрозаводская или м. Преображенская Площадь, ДЦ «Лефорт» (15 минут пешком от метро)
• Оформление с соблюдением ТК РФ
• Уровень оплаты: 43000 рублей

Основные преимущества работы на данной позиции:

Работа в интеллектуальной среде в крупнейшем IT-холдинге в России
Возможность самореализации и проявления инициативы – построения системы документационного обеспечения управленческой деятельности с «нуля»
Интенсивное профессиональное развитие - широкий функционал, работа в смежных областях, активное взаимодействие с компаниями группы, активное участие во внутренних проектах группы компаний
Командный стиль работы – работа в центре принятия решений в компании с горизонтальной структурой

Комментариев нет:

Отправить комментарий